Terceirização de portaria: Tudo que você precisa saber antes de implementar no seu condomínio

8 de setembro de 2021

Diante dos inúmeros desafios diários enfrentados pelos gestores condominiais, a opção pela contratação de empresas fornecedoras de mão de obra essencial vem se tornando uma solução crescente.

Há algumas décadas, o síndico e os demais gestores de condomínios se viam na obrigação de gerir diretamente toda a força de trabalho, acreditando que deveriam ser totalmente responsáveis por todos os detalhes da gestão da equipe.

Desse modo, o comum era que absolutamente todos os fornecedores de mão de obra no condomínio eram funcionários diretos do empreendimento.

Porém, com o surgimento de empresas devidamente habilitadas no fornecimento de mão de obra, oferecendo uma qualificada terceirização de portaria, limpeza, segurança e outros serviços, os gestores condominiais vêm buscando cada vez mais esse tipo de solução para melhorar a performance de suas gestões.

Para se ter uma ideia, conforme apontou uma pesquisa no setor realizada em 2015 entre gestores de condomínios, cerca de 36% dos pesquisados disseram utilizar mão de obra terceirizada.

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Leia neste artigo Terceirização de Portaria: Tudo que você precisa saber antes de implementar no seu condomínio:

  • O que você precisa saber antes de pensar na terceirização de portaria e outros serviços em condomínios
  • A terceirização gera ganhos financeiros?
  • Quais as responsabilidades das empresas fornecedoras de mão de obra?
  • Os principais aspectos que devem ser analisados antes da implementação da terceirização de portaria
  • Cuidados antes de assinar o contrato
  • Cuidados durante a vigência do contrato

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    Aqui, na seção de artigos da Mazaforte, você descobre soluções eficazes para administração de condomínios.

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    O que você precisa saber antes de pensar na terceirização de portaria e outros serviços em condomínios

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    A terceirização gera ganhos financeiros?

    Umas das primeiras coisas que as pessoas perguntam quando o assunto é terceirização de mão de obra é se essa iniciativa vai diminuir os gastos gerais de gestão.

    A resposta para essa pergunta, porém, é mais complexa do que um simples sim ou não.

    Um dos pontos a serem levados em consideração é que os recebimentos dos funcionários de uma determinada categoria profissional costumam ficar em certa faixa salarial. Outro ponto é que os tributos também são praticamente os mesmos para trabalhadores diretos ou terceirizados.

    Assim, os ganhos financeiros provavelmente não serão estritamente relacionados aos salários pagos nem aos impostos recolhidos. Os benefícios financeiros, e eles existem, terão mais a ver com o ganho de tempo na gestão do condomínio pelos administradores. E na economia de gastos com processo seletivo, treinamento e demais suportes dados aos funcionários.

    Os ganhos podem advir de:

    • Ganhos de produtividade geral com funcionários melhor treinados
    • Escala de trabalho bem organizada, maximizando recursos
    • Gestão dos trabalhadores
    • Reposição de colaboradores (em caso de faltas, férias ou demissões)
    • Redução de riscos de processos trabalhistas
    • Ganho de tempo gasto em rotinas administrativas relativas à gestão de pessoal

    Na hora de avaliar um possível fornecedor de mão de obra, fique atento às empresas que cobram valores muito abaixo da concorrência. Talvez essa empresa não seja uma boa opção, pois pode estar pagando aos trabalhadores valores abaixo do piso da categoria. Ou ainda pode não estar recolhendo devidamente os impostos.

    Quais as responsabilidades das empresas fornecedoras de mão de obra?

    Geralmente, as empresas desse setor oferecem soluções para diversas funções, com terceirização de portaria, conservação, vigilância, limpeza, jardinagem, manutenção e outros serviços.

    Quando tratamos de terceirização de portaria o assunto ganha em importância, pois é a portaria que controla o acesso ao condomínio — fator ligado à segurança local.

    Por isso, é de suma importância saber escolher a empresa fornecedora. E, mais o do que isso, é importante também saber negociar e avaliar o contrato.

    Além disso, com a contratação, a empresa será responsável por montar a escala de horário do trabalhador conforme o acordo feito com o condomínio, treiná-lo adequadamente e repô-lo caso falte.

    A empresa também fica responsável — com o recebimento da taxa mensal paga pelo condomínio — pelos pagamentos feitos ao trabalhador, incluindo-se as horas extras. Os tributos e demais encargos também fazem parte das atribuições da empresa.

    De um modo geral, podemos apontar entre as principais atribuições da empresa:

    • Disponibilizar, dentro do acordo efetuado, mão de obra competente para a função
    • Administrar a demanda da mão de obra, repondo funcionários que tenham faltado ao trabalho
    • Oferecer treinamento e atualização constantes para os colaboradores
    • Gerir a escala de trabalho conforme os interesses estruturais e financeiros do condomínio
    • Oferecer orientações gerais para os trabalhadores
    • Estar atenta às necessidades do condomínio, oferecendo reposição de colaboradores quando necessário.

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    Os principais aspectos que devem ser analisados antes da implementação da terceirização de portaria

    Dentro da mesma pesquisa apontada no início desse artigo, constatou-se que 78,2% dos clientes estão satisfeitos com os serviços prestados pela empresa terceirizadora.

    Entretanto, não devemos esquecer do restante, dos cerca de 21% de clientes não satisfeitos.

    Por isso a escolha da empresa fornecedora da mão de obra, seja para terceirização de portaria, seja para outras áreas, deve ser criteriosa.

    Lembre-se que a empresa deve arcar com todos os gastos envolvidos na gestão do pessoal contratado. Ela deve pagar corretamente os encargos e tributos.

    As orientações a serem dadas à equipe terceirizada devem ser dadas pela empresa, evitando-se, assim, eventuais processos trabalhistas.

    Antes de assinar o contrato

    Se você se sente mais seguro, lendo este artigo até aqui, pela terceirização de portaria ou de serviços essenciais em seu condomínio, anote alguns itens para avaliar antes de assinar qualquer contrato:

    • Estude a empresa antes de contratá-la. Pesquise na internet. Busque conhecer atuais clientes (peça uma lista desses clientes)
    • Desconfie de preços muito abaixo da média do mercado
    • Exija da empresa seguro contra acidentes, invalidez e morte para os trabalhadores
    • Verifique se a empresa não paga menos do que o piso da categoria aos trabalhadores
    • Se possível, visite alguns dos clientes atuais da empresa. Avalie os serviços implantados.

    Na terceirização de portaria, confira se no contrato estão as principais atribuições dos profissionais que prestarão serviços a seu condomínio:

    • Identificação e devido atendimento aos visitantes
    • Controles de entradas e saídas (principalmente de visitantes, funcionários e eventuais prestadores de serviços)
    • Controle de acessos (entradas e saídas) dos veículos
    • Conhecimento do método de registro de visitantes adotado pelo condomínio (eletrônico ou escrito)
    • Orientações e encaminhamentos de visitantes
    • Rotina de rondas via sistema eletrônico de segurança
    • Demais funções conforme os protocolos do condomínio

    Durante a vigência do contrato

    Algumas informações, relatórios e documentos devem ser entregues todo mês pela empresa terceirizadora. Outros, o condomínio pode ir solicitando sempre que julgar necessário. Há ainda alguns pontos a serem observados no dia a dia.

    Veja abaixo:

    • Cópia da folha de pagamento para verificação do devido pagamento aos trabalhadores
    • Comprovantes do recolhimento dos tributos
    • A cada três meses, peça um atestado de INSS e FGTS, com a devida comprovação dos pagamentos
    • Ficha cadastral e de antecedentes criminais para novos trabalhadores
    • Pergunte aos trabalhadores se eles estão recebendo corretamente e se seus direitos trabalhistas são respeitados
    • Pergunte ao pessoal se está tudo certo quanto aos materiais de trabalho e na execução diária dos serviços
    • Fique de olho se há demasiada substituição dos trabalhadores

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    Como você viu neste artigo, há muitos ganhos quando se opta pela terceirização de mão de obra.

    Porém, os ganhos a serem adquiridos exigem também que, antes, durante e depois da contratação, o condomínio fique atento à qualidade da prestação dos serviços e ao desempenho da empresa fornecedora de mão de obra.

    A terceirização de portaria e demais setores de mão de obra em condomínios está crescendo e se mostra cada vez mais qualificada como uma excelente solução.

    Saiba utilizar a terceirização com o devido conhecimento. Assim, seus ganhos, com certeza, serão maiores.

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